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建筑系关于做好2019届毕业生档案整理、转递工作的通知
2019-05-22 21:37  

为做好2019届毕业生档案整理和转递工作,使档案材料内容符合真实性、完整性、安全性、规范性的要求,确保毕业生档案整理、转递工作顺利进行,建筑系严格按照《吕梁学院学生档案管理办法》要求,履行学生档案管理职责,认真完成好2019届毕业生档案的整理、转递工作。现将有关事项通知如下:

一、毕业生档案要件

根据学生档案管理的规定,毕业生档案材料应包括以下内容:

1、学生入学档案:是指普通高考生的高考档案和高中档案;对口考生的考生信息登记表和职业中专或职业高中档案;专升本考生的考生信息登记表和专科毕业生档案。

2、在校期间档案:包括学生年度鉴定表、普通高等学校毕业生登记表、学生成绩档案表、实习鉴定表、学士学位授予决定书、奖惩材料、学籍异动材料、入伍材料、就业通知书(报到证白联等办结后另行通知到招生就业处领取)。

二、毕业生档案材料整理要求

1、各教学系需根据毕业生档案要件1、2中的装档材料整理好后分别装入毕业生个人档案袋中,并按专业、班级及学号顺序排序,待就业通知书办结后,按招生就业处安排的具体时间到校档案室装封档案。

2、归档的材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确,应有承办单位或个人签名,并有形成材料的日期。

3、归档的材料,凡规定需审查盖章的,必须加盖印章。

4、档案材料文字必须是正式打印或用黑色钢笔或中性笔填写,不得使用铅笔、圆珠笔以及其它颜色的钢笔、中性笔填写,信息要真实准确,字体颜色一致,字迹工整清晰,不得涂改,不出现错别字及不规范的简化字,不得他人代填,复印无效。

三、毕业生档案转递

1、毕业生档案在所有归档材料整理好后,按照每班实际毕业生填写《吕梁学院2019届毕业生档案移交清单》(附件1)一式三份,《移交清单》教学系负责人和档案管理专员签字、加盖教学系公章并注明档案邮寄或自带字样,学校档案室、招生就业处、教学系各留存一份。视就业报到证办结时间,教学系、招生就业处、学校档案室共同在学校档案室集中审核,审核合格后,进行档案封装、盖章,由各教学系统一领取后邮寄或发至学生手中。

2、毕业生档案邮寄,按照《吕梁学院2019届毕业生档案转递注意事项》(附件2)进行。 认真填写“邮政EMS标准快递”邮寄详情单(附件3),审核无误后邮寄。邮寄单号产生后,通知到毕业生本人,密切关注档案去向,直到档案安全到达派遣地址。

3、考取研究生、参加专项招聘的毕业生,如录取学校和招聘单位要求提前调档,需要考取院校和招聘单位出示调档函,学生本人申请,所在教学系负责人批准,装封好后发放给本人自己携带或邮寄至录取院校、招聘单位。

四、温馨提示

1、现进入毕业生在校档案材料装档集中时间,请各系(部)副书记、各档案管理专员,严格把关,对每件进档资料的签字、盖章等每个环节、程序认真审核,确保每件档案材料信息准确无误后方可装档。

2、装档案时提前与档案室预约时间,以系为单位统一进行。

3、报到证办理完结后,按照招生就业处确定的时间将就业报到证通知书(白色)装入档案并密封。

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